Chuyên Viên Hành Chính

Mô tả công việc

Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động của nhóm, đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả theo quy định của phòng ban và Công ty.
Kiểm tra, giám sát các dịch vụ trong văn phòng và hỗ trợ các phòng ban về các tiện ích trong quá trình làm việc tại Công ty.
Giám sát và theo dõi các dịch vụ như: bảo vệ, vệ sinh, văn phòng phẩm, vé máy bay, nước uống, điện, nước sinh hoạt, máy lạnh, cây xanh, rác thải, chi phí gửi thư, chi phí xe công tác, thuê văn phòng và các tiện ích liên quan đến văn phòng.
Hỗ trợ chuyên gia nước ngoài và gia đình trong suốt thời gian làm việc tại Công ty, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, hỗ trợ thị thực, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, căn hộ và trường học.
Hỗ trợ cung cấp các dịch vụ tiện ích và phúc lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc tại Công ty như: vé máy bay, khách sạn công tác, thẻ nhân viên, gửi xe, thẻ taxi, văn phòng phẩm, gửi thư/chứng từ, hàng hóa, con dấu, danh thiếp và tổ chức khám sức khỏe định kỳ.
Hỗ trợ thanh toán định kỳ các chi phí của Công ty và thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo việc thanh toán được hoàn tất theo đúng quy trình của Công ty và các điều khoản hợp đồng.
Theo dõi tất cả các hợp đồng để đảm bảo vẫn còn hiệu lực và thực hiện gia hạn đối với các hợp đồng sắp hoặc đã hết hạn.
Phụ trách phân bổ lịch xe cho đội ngũ tài xế; lưu trữ, theo dõi và giám sát việc sửa chữa, bảo dưỡng xe Công ty.
Hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan đến xe theo quy chế dành cho cấp quản lý.
Giám sát và điều phối việc đặt phòng họp cho các phòng ban khi cần thiết.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng nhóm và Trưởng phòng Hành chính.