- Lễ tân (30%): Đón tiếp khách, ứng viên, đối tác đến văn phòng; hướng dẫn liên hệ đúng bộ phận.

- Tiếp nhận, chuyển tiếp cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm và thông tin liên hệ đến đúng người phụ trách.

- Quản lý lịch sử dụng phòng họp, chuẩn bị phòng họp, nước uống và thiết bị cơ bản.

- Duy trì khu vực lễ tân, khu vực tiếp khách và không gian chung gọn gàng, sạch sẽ.

- Hành chính (70%): Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận, phát hành, sao y, scan và lưu hồ sơ/chứng từ.

- Quản lý, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm, name card, công cụ dụng cụ, tủ thuốc y tế, POSM và tài sản hành chính.

- Theo dõi vệ sinh, cây xanh, côn trùng, bảo trì/sửa chữa trang thiết bị và tiện ích văn phòng.

- Thu thập, kiểm tra hóa đơn/chứng từ, lập đề nghị thanh toán và theo dõi chi phí hành chính.

- Hỗ trợ onboarding, chuẩn bị chỗ ngồi, welcome kit, hậu cần teabreak, sự kiện và hoạt động nội bộ.

- Cập nhật dữ liệu hành chính, theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu và lập báo cáo định kỳ.

- Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên; ưu tiên các ngành Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Văn thư lưu trữ, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.

- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Văn phòng hoặc Dịch vụ nội bộ.

- Ưu tiên ứng viên từng phụ trách đồng thời công việc lễ tân & hành chính vận hành.

- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, theo dõi checklist, hồ sơ, chứng từ và yêu cầu hành chính.

- Nắm quy trình cơ bản về văn thư, lưu trữ, chuyển phát, kiểm soát hóa đơn/chứng từ và đề nghị thanh toán.

- Kỹ năng Word, Excel/Google Sheet ở mức cơ bản đến khá; biết cập nhật dữ liệu và lập báo cáo đơn giản.