Việc đưa những ứng viên tiềm năng vào tổ chức là một khía cạnh quan trọng trong tuyển dụng. Phỏng vấn dựa trên năng lực là một phương pháp then chốt và đóng vai trò là công cụ đánh giá trong quá trình thu hút nhân tài, giúp lựa chọn những ứng viên sở hữu các phẩm chất cần thiết phù hợp với nhu cầu và ưu tiên của công ty. Xác định được những ứng viên phù hợp nhất đáp ứng các năng lực này sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức, nhưng điều đó đòi hỏi sự nỗ lực của cả một nhóm.

Trước hết, năng lực là gì?

Năng lực có thể được mô tả như một sự kết hợp của các khả năng, kiến thức, kỹ năng và phẩm chất, tạo nên định nghĩa rõ ràng về những gì cần thiết để một cá nhân, ở mỗi cấp độ, thực hiện hiệu quả vai trò cụ thể của họ trong một tổ chức.

Định nghĩa về năng lực cho một vai trò cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của tổ chức ở từng giai đoạn kinh doanh, các ưu tiên và yêu cầu của vai trò đó. Thông thường, khung năng lực được phát triển và phân loại thành ba phần: Năng lực Lãnh đạo, Năng lực Kỹ thuật (Chuyên môn) và Năng lực Giá trị Cốt lõi, nhằm thiết lập kỳ vọng về hành vi của nhân viên sao cho phù hợp với các giá trị cốt lõi của công ty, các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.

Vậy, phỏng vấn dựa trên năng lực là gì?

Phỏng vấn dựa trên năng lực, đôi khi còn được gọi là phỏng vấn hành vi, là một công cụ đánh giá có giá trị được sử dụng trong quá trình phỏng vấn để giúp các nhà quản lý tuyển dụng hoặc bộ phận nhân sự lựa chọn các ứng viên tiềm năng dựa trên các năng lực cần thiết cho vị trí tuyển dụng. Phương pháp này bao gồm việc xây dựng từng câu hỏi để đánh giá một hoặc nhiều kỹ năng hoặc năng lực cụ thể đã được thể hiện trong quá khứ. Phương pháp này đáng tin cậy và được sử dụng phổ biến trên toàn cầu, giúp tăng tỷ lệ đảm bảo hiệu quả công việc thành công của nhân viên được lựa chọn cũng như giảm tỷ lệ luân chuyển nhân viên.

Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những lợi ích dành cho người phỏng vấn khi sử dụng phỏng vấn dựa trên năng lực:

• Giảm thiểu rủi ro trong tuyển dụng và hỗ trợ lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với mức độ rủi ro được tính toán kỹ lưỡng.
• Giúp các nhà tuyển dụng hoặc chuyên viên nhân sự xác định các năng lực cần thiết cho vị trí đó và các ưu tiên để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
• Hỗ trợ người phỏng vấn sử dụng những câu hỏi hiệu quả để đánh giá tiềm năng của ứng viên.
• Cung cấp các đánh giá nhất quán, khách quan, công bằng, chính xác và đáng tin cậy.
• Giúp người phỏng vấn tự tin hơn và chuyên nghiệp hơn thông qua phương pháp phỏng vấn có cấu trúc với bảng câu hỏi được thiết kế sẵn.

Để triển khai phương pháp này một cách hiệu quả, các chuyên gia của PeopleWise khuyến nghị các bước sau:

1. Hãy xây dựng một từ điển năng lực phù hợp với các vị thế chiến lược của tổ chức bạn. Mặc dù các năng lực cụ thể có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng một số năng lực phổ biến bao gồm khả năng thích ứng, chiến lược, lãnh đạo và giá trị cốt lõi.
2. Xác định các năng lực và mức độ năng lực cần thiết cho vai trò cụ thể.
3. Hãy xây dựng một bộ câu hỏi cho mỗi năng lực, đóng vai trò như một kịch bản để định hướng các cuộc phỏng vấn của bạn.

Quá trình này tạo ra một hướng dẫn để tiến hành phỏng vấn dựa trên năng lực, đảm bảo sự phù hợp với chiến lược nhân sự của công ty bạn và chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng.

Trước khi tiếp tục, điều quan trọng là phải làm rõ rằng năng lực công việc bao gồm kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ một cách thành công.

Phỏng vấn dựa trên năng lực có hiệu quả không? 

Mục tiêu chính của phỏng vấn dựa trên năng lực là xác định ứng viên tốt nhất cho một vị trí cụ thể bằng cách đánh giá tiềm năng của họ thông qua hành vi trong quá khứ. Phương pháp này bắt nguồn từ niềm tin rằng hành vi trong quá khứ có thể dự đoán hành động trong tương lai. Các câu hỏi phỏng vấn dựa trên năng lực thường là các câu hỏi về hành vi hoặc tình huống, do đó rất hiệu quả trong các cuộc phỏng vấn tiếp theo để giải quyết bất kỳ khó khăn nào.

Thông thường, những câu hỏi này bắt đầu bằng các cụm từ như “Hãy cho tôi một ví dụ về…” hoặc “Hãy nhớ lại một lần bạn…”, khuyến khích ứng viên cung cấp thông tin có bối cảnh và trung thực về kinh nghiệm của họ. Tùy thuộc vào hồ sơ bạn đang tìm kiếm, bạn có thể điều chỉnh cuộc phỏng vấn để đánh giá hiệu suất, các sự kiện quan trọng, điểm mạnh hoặc sự kết hợp của các yếu tố đó.

Điều quan trọng cần lưu ý là các cuộc phỏng vấn dựa trên năng lực thường nên kéo dài khoảng 30-45 phút để đảm bảo ứng viên luôn tập trung và cung cấp những thông tin hữu ích.

Tại sao nên sử dụng phỏng vấn dựa trên năng lực? Ưu điểm và nhược điểm đối với doanh nghiệp.

Phỏng vấn dựa trên năng lực đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận kiến thức khác nhau trong tổ chức, biến chúng thành nỗ lực nhóm để đánh giá tiềm năng của ứng viên. Mặc dù mang lại nhiều lợi thế, nhưng phương pháp này cũng có một số nhược điểm.

Ưu điểm của phỏng vấn dựa trên năng lực:

• Tăng cường sự phù hợp giữa các ứng viên được lựa chọn với chiến lược của công ty.
• Việc đánh giá sẽ dễ dàng hơn dựa trên các năng lực cốt lõi cần thiết cho vị trí đó.
• Nâng cao khả năng dự đoán hành vi trong tương lai trong những tình huống không lường trước được.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát hiện tài năng mới.
• Năng suất cao hơn nhờ sự phù hợp chính xác với nhu cầu của công ty.

Nhược điểm của phỏng vấn dựa trên năng lực:

• Cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nỗ lực tổ chức để áp dụng một cách nhất quán.
• Việc xây dựng từ điển năng lực sẽ tốn thời gian và công sức.
• Cần có một hệ thống theo dõi và đánh giá. 

Trong phỏng vấn dựa trên năng lực, việc thu thập được những câu trả lời cần thiết từ ứng viên có thể là một thách thức trong một số trường hợp. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng kỹ thuật STAR, bao gồm việc đặt câu hỏi theo phương pháp STAR để tập trung vào Tình huống (Situation), Nhiệm vụ (Tasks), Hành động (Actions) và Kết quả đạt được (Results achieved). Kỹ thuật này có thể chuyên nghiệp hóa các cuộc phỏng vấn và giúp chúng phù hợp với chiến lược nhân sự và mục tiêu của công ty.

Với mỗi câu trả lời theo phương pháp STAR, bạn có thể tìm hiểu những tình huống thực tế đã xảy ra trong kinh nghiệm trước đây của ứng viên. Điều này cho phép bạn xác định một hoặc nhiều năng lực mà bạn đang nhắm đến. Hãy kiên nhẫn và tập trung vào các câu hỏi tình huống, vì điều này sẽ giúp bạn khám phá ra những năng lực mà vị trí đó yêu cầu.

Phương pháp phỏng vấn dựa trên năng lực có thể là một thách thức đối với những người phỏng vấn mới bắt đầu học cách sử dụng nó hiệu quả để tránh gây khó chịu cho ứng viên. Do đó, bạn có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn với thái độ cởi mở và giúp ứng viên hiểu rằng phương pháp phỏng vấn của bạn dựa trên năng lực và tập trung vào các tình huống. Hãy chia sẻ kỳ vọng của bạn về sự hợp tác của họ trong suốt cuộc phỏng vấn để đạt hiệu quả. Cách tiếp cận này khuyến khích ứng viên chia sẻ kinh nghiệm thực tế càng nhiều càng tốt, giúp bạn thu thập được các câu trả lời STAR giúp bạn đánh giá các năng lực cần thiết và lựa chọn người phù hợp nhất cho vị trí.

Nguồn: PeopleWise Vietnam – PeopleWise Insights